HBYS’nin kullanımında bir oldukça zaman HBYS satıcısına atıfta bulunulsa da, HBYS’nin kullanım performansı, kullanıcı memnuniyeti, verimliliği gibi sonuçlar, yalnızca HBYS satıcısı ya da HBYS teknolojisi ile sınırı olan değildir.
HBYS’nin kullanıcılar tarafınca benimsenmesi ve faal kullanımı, klinik hataların azaltılmasını, hasta güvenliğinin artırılmasını, sıhhat kurumunun finansal yapısının daha ileri seviyelere taşınmasını sağlayacaktır.
HIMSS’ye göre, EHR kullanılabilirliği “ Sağlık personellerinin faal şekilde gerçekleştirdiği işlerdeki bereketlilik ve memnuniyet “olarak tanımlanmaktadır. Kullanılabilirliği iyi olan bir sistem kullanması basit ve etkilidir. Olası yanlışlar için kontrollere sahiptir. Kullanıcının yapması ihtiyaç duyulan işlemleri süratli bereketli ve en az zihinsel gayret ile yapılmasını sağlaması öngörülür
Yaklaşık 25 senelik HBYS deneyimi ile, HBYS kullanımını ben birazcık daha değişik tarif etmek isterim. HBYS kullanımı, HBYS’ nin hastanede kullanıma başladığı ilk günden itibaren kullananların kendilerini daha iyi hissettiği, performansın verimliliğin arttığı, kuruma yönelik adaptasyon ve yeniliklerin yapıldığı, kullanıcı eğitimlerinin devamlı olarak arttığı, HBYS’nin daha stabilize olduğu, bu sonuçların rapor eder istatistikler anketler ile desteklendiği durumda faal bulunduğunu kabul edebiliriz.
HBYS’de sıhhat kurumunda kullanımdaki bu başarıya ulaşmak için uygulamamız gereken 3 stratejiyi sizler için derledik. HBYS ‘nin stabilizasyonu, sıhhat kurumuna yönelik iyileştirmeler ve eğitim uygulanması ihtiyaç duyulan 3 mühim stratejidir.
1-HBYS Stabilizasyonu, Sorunların Normal Düzeylerde Seyretmesi
HBYS stabilizasyonu, HBYS kurulumundan kaynaklı (veri aktarımı, yetkilendirme, değişkenler , ayarlar vb…), kurum isteklerine yönelik yapılacak değişimler ya da öteki nedenlerden kaynaklı güncellemeler kararında oluşan hataların giderilmesi, HBYS’nin günlük olağan hayat döngüsünde kullanımı.
HBYS ile alakalı derhal herkesin, HBYS ‘nin başladığı güne dair hatırladığı bir oldukça güzel olmayan hikayeleri vardır. Kurulumun başladığı ilk günler geri bildirimlerin en yüksek olduğu, hizmetlerin aksamasından kaynaklı tepkilerin gerginliklerin yaşandığı, performans değerlerinin en düşük , memnuniyetsizliğin en yüksek olduğu günlerdir. Ancak kullanıma başladıktan sonraki gün geçtikçe geri bildirimlerin yoğunluğunun azalması, geri dönüşlere verilen yanıtların hızlanması ile sürecin normalleşmesi hepimiz tarafınca beklenen gelişmedir.
Hiçbir HBYS kullanıma başladığı ilk günden itibaren problemsiz kullanılabilen bir özelliğe haiz olmadığını bu tecrübeyi yaşamış hepimiz bilir. Buna karşın birtakım HBYS satıcıları ne yapılırsa yapılsın esasen problem yaşanıyor diyerek sorumsuz yaklaşırken, birtakım sıhhat çalışanları ilk gün yaşanmış olan problemleri kabul edilemez bulurlar.
HBYS kullanımında ilk günden itibaren azalmaya başlayan geri bildirimler ne kadar yavaşlasa da hiçbir vakit sıfır olmayacaktır. Hizmetin aksaksız devam ettiği, bildirimlerin kabul edilebilir sürelerde çözümlendiği, veri transferi problemlerin yaşanmadığı bu seviyeler HBYS’nin beklenen stabil olduğu seviyeleridir.
Bu nedenle stabilizasyon, HBYS kurulumu sonrasında yaşanan yoğun geri bildirimlerin kabul edilebilir seviyelere çekilmesi, kurulum sonrası problemlerin giderilmesi, olarak tanımlayabiliriz. Benzer bir durumu HBYS’de meydana getirilen mühim değişikliklerin yapıldığı güncellemeler sonrası yaşarız.
Kurulum sonrası, bilhassa veri transferi faal değil ise, ondan sonraki süreçlerin başarısından laf etmemiz olası değildir. Verilerde meydan gelen ufak tutarsızlıklar hastaların mağdur olmasına, kullanıcının HBYS ‘ye olan itimatını sorgulamasına niçin olmakta, bundan sonraki problemlerin çözümleme edilmesi ve sonuçlandırılmasını zorlaştırmakta, sorunların kabul edilir düzeylere dönmesi uzun vakit almaktadır. HBYS kullanım memnuniyetinin yükseltilmesinde, bütün süreçleri kayıt dibine alınan kullanıcı bildirimlerin kabul edilebilir süreler içinde sonlandırılması, kullanıcı geri dönüşlerinin etkin ve süratli şekilde yerine getirilmesi kritik öneme sahiptir.
2-HBYS’nin Sağlık Kurumunun İhtiyaçlarına Yönelik Düzenlenmesi
HBYS ‘nin hastanenin gereksinimlerine yönelik yapılandırılması HBYS kullanımında mühim bir stratejidir.
Kullanıcıların isteklerine yönelik yapılacak yenilikler, ara yüzde meydana getirilen düzenlemelerle HBYS’nin gelişmesine verilen katkının yanısıra kullanıcının HBYS’yi benimsemesi, verimliği ve performansına yönelik mühim bir katkıdır. Kullanıcı isteklerine yönelik yapılacak değişimler HBYS kullanım başarısı ve kullanıcı memnuniyeti için önemlidir.
Kullanıcılardan gelen isteklerin değerlendirilmesi, HBYS’nin sıhhat kurumu için en optimum şekle getirecek şekilde çözümlerin sağlanmasıdır. Esasen uzun yıllardır, Medula, Mernis, MHRS , e-reçete, e-nabız, yoğun bakım, gibi programlar nedeniyle, Sağlık Bakanlığı, Sosyal emniyet kurumu, öteki yandan HIMMS Emram Seviye 6-7 için yapılan düzenlemeler çoğu vakit hastanedeki klinisyenlerin alakalı uzmanların isteklerinin önüne geçmiştir. Doğrudan hastane kullanıcılarının istekleri ok fazla olmasa da HBYS’ler medula, e-nabız, sistemi, öteki entegrasyonlar ve değişen mevzuatlar sebebiyle devamlı olarak yenilenmektedir. Tüm bu güncellemelerin amacı HBYS’nin kurum gereksinimlerine makul hale getirilmesine yöneliktir.
Ülkemizde HBYS firmalarının hastanelerin bütün birimlerindeki uygulamalara haiz olması, birimler arası entegrasyonlarda, e-nabız gibi bir oldukça uygulamaların hayat geçirilmesi açısından müspet olmuş ise de birtakım değişiklikler bütün HBYS’yi etkilediğinden uzun vakit almakta birtakım durumlarda güncelleme sonrası hesap edilemeyen öteki sorunlara niçin olmaktadır.
Hastane gereksinimlerine yönelik isteklerin gerçekleştirilmesi HBYS stabilizasyonunda belirtilen geri bildirimlerden faklı olarak, yapılacak değişimler için çözümleme ve yapılacak değişikliklerin tasarımının yapılmasını gerektirir. Örneğin, hastada platin olduğu bilgisi ya da alerji bilgilerinin kayıt edilmesi için arayüzde değişiklik isteniyor ise kayıtların oluşturulacağı birimler, buna bağlı kullanıcı yetkileri, kayıtların hangi aşamada gösterileceği, bağlı ikazlar gibi bilgiler çözümleme edilmeli, öteki sıhhat kurumlarının yapıların da kullanması dikkate alınarak tasarlanmalıdır. Kullanıcı isteklerinin yerine getirilmesi, tatminkar olmalı, basit ve süratli şekilde sonuçlandırılması memnuniyetinin tam olarak sağlanması olarak düşünülmelidir.
Kullanıcılar, yapılması ihtiyaç duyulan değişim ile, yazılımın stabilizasyonuna yönelik çalışmaları sıklıkla karıştırabilmektedir. Kullanıcılar tarafından, yapılması ihtiyaç duyulan yeni isteklerin yazılımda yaşanmış olan bir problem olmadığının, kullanıcının yeni bir talebi önerisi bulunduğunun anlatılması, gelişmeler ile alakalı kullanıcıya bilgi verilmesi kullanıcı memnuniyetine müspet katkı sağlayacaktır.
3-Eğitimli Kullanıcılar, HBYS’nin Başarılı Kullanılmasının Temelidir.
HBYS’nin Sağlık Kurumu gereksinimleri yönünde gelişmesi, hatalarından ayıklanarak stabilizasyonun sağlanması, en oldukça verimlilikte kullanıcı memnuniyetinin sağlanarak kullanılabilmesinin en mühim ayağı eğitimli kullanıcıların yapacağı yapıcı katkılardır.
HBYS eğitimi almış, HBYS ‘yi bereketli ve etkili şekilde kullanma arzusundaki kullanıcılardan gelen istekler, HBYS’nin sıhhat kurumunda faal ve bereketli şekilde kullanılmasında HBYS’nin faal şekilde kullanılmasını sağlayacak mühim bir girdidir.
HBYS’nin faal şekilde kullanılabilmesi, en hızlıca kurumun gereksinimlerine makul şekilde uyarlanması ve kullanıcıların memnuniyetin sağlanması, HBYS den en iyi performansı almak isteyen “eğitim almış” kullanıcılar tarafınca sağlanabilecektir. Yapılan bir araştırmalar yeterli HBYS eğitimi alan sıhhat kurumu personellerinin, HBYS kullanılabilirliği ve memnuniyetinin yüksek olduğu göstermektedir.
HBYS’ler, hastalar için sıhhat hizmetini ulaşılabilir, süratli ve konforlu hale getiren bir teknoloji iken bazı HBYS ‘yi kullanan Hastaneler bunlardan yeterince faydalanamamaktadır. ” Kullandığımız HBYS’den başka hastane memnun iken, bizim hastanemizde çok şikayet ediliyor” şeklinde sitemler duymuşsunuzdur. Eğer bu şekilde bir vaziyet ile yüz yüze isek, kullananların iyi bir eğitim almamış olmalarının mühim bir faktör olabileceğini göz önünde bulundurmamız doğru bir yaklaşım olabilir. Aynı şekilde aynı birimin birtakım kullanıcılar memnun iken birtakım kullananların yakınma ediyor olmaları, kullanım için kafi eğitim almadığının işareti olabilir.
Kullanıcının gereksinimlerine makul planlanan eğitim, kullanıcının HBYS ‘yi benimsemesinde mühim bir etkendir. Kullanıcılar tarafınca oldukça istekle meydana getirilen bir etkinlik olmayan HBYS eğitimi, birimlere yönelik olarak verilmeli, eğitimin toplu yapılması kolaylığı ile kullananların alakalı olmadığı eğitimler ile kullanıcının ilgisini değerlendirme fırsatı kaçırılmamalıdır
Sağlık Kurumları HBYS teknolojilerini mükemmelleştirmek için çalışırken, HBYS’nin verimliliğini yükseltmek için kullanıcı eğitimlerine yönelik kendilerine makul yaratıcı fikirler geliştirebilir, farklı stratejiler düşünebilirler. Sağlık kurumları, geri bildirimler ile HBYS nin gelişmesine verdikleri katkılar kadar, HBYS kullanıcı personelin eğitimine de katkı sağlamaları, bu ihtiyacın karşılanması için sene boyu devam eden etkinlikler düzenlemelidirler.
